0. 緣起 專案管理上雲端 -- Project Online與"平衡計分卡"的整合

0. 緣起: 持續演進及優化的"專案管理"思維、工具及運用手法

2022/5/14 Mon.

顧問小⋯大策略

前言    MS Project Online 專案管理之應用緣由

在多年前的工作應用上，曾使用到單機版的Project 4.0，利用連結功能來整合次專案，對於專案管理就有了良好使用經驗。多年之後，再次使用時，沒想到，隨著網路普及，以及雲端資料的便利性，早已進化到MS Project Online雲端版，而且更進一步除了將資料與資料庫的互動、備份、安全性建立之外，更拓展出許多企業上的使用，例如程序的流程審核、自動化，乃至於將重要資訊以"儀錶板"(Dashboard)以外掛方式，呈現許多可以同步而又"分割畫面"後的資訊面貌，而毋需深入到自行撰寫程式語言。國內已有許多先進及前輩，還有顧問公司發展出專案管理體系與諮詢服務，瀏覽過許多網站後，建議讀者多方參考。在這裡，筆者想分享個人使用 MS Project Online 的經驗，因為搜尋中文網路，似乎找不到相關資料，或者語焉不詳，而微軟所發布的中文版使用手冊，對初次學習者如同天書，技術問題就算問了IT同仁，恐怕也只是得到"隔行如隔山"的反應，其中的一個原因，就是"專案管理"已經是個獨立的管理學科，而IT人員也必須深入理解，然後依據組織或公司營院需求進行客製化。在此希望如有同好路過，還不吝交流分享。

首先要從專案管理的心態建設開始，此為"重中之重"，需要高階主管的大力支持。

許多成立已久的公司，已經在多年累積的營運時，逐漸導入了 ERP 系統，其中也或許就已經存在了"專案管理"模組，而其資料或多或少也已經與企業的資料庫連結，特別是與成本、人力資源庫等有相關的資料。對企業而言，另行導入Project Online，勢必要與現有資料做同步處理，因此Project Online許多流程的進行，更會因為"即時處理"，連動到許多資料關聯性，甚至造成衝突。

其次，許多人對於專案管理的第一印象，就是畫個時程長條圖，然後進度就會順利完成~更有甚者，以為從Excel 的時程長條圖轉移到Project Professional，讓各個任務時程建立關聯性，就是功力大進，可以預見縮短專案時程。然而事實上，專案管理之所以能成為一個獨立知識體系，發展出特定管理技巧與手法，也正是市場競爭激烈又快速，也因為計算機科技進步，甚至可與手機資料同步，擴大了"專案管理資訊流"影響層面 (Perspectives of Project Management Flow)，市場的殘酷淘汰，導致了"贏者全拿"且變化的速度越來越快。

接著，就是面對多項專案進行個別規劃時，要如何兼顧資源的分配，使得同期間的專案進行得以優化後的方式執行，這就已經從單一"專案"層級(Project Level)，提高為"計畫"層級(Program Level)，並包含獨立的專案。最終，所謂的 PMO (Project Management Office)，甚至可以在企業經營策略上，參考"平衡計分卡"所制定的經營策略目標權重，扮演決策建議的角色。Project、Program的優先順序訂定之後，也詮釋了經營策略目標的綜合權重所預期達到的最優績效。

微軟的持續演化專案管理軟體時，大致上也融入了所謂的PMBOK (Project Management Body Of Knowledge: 中譯為 專案知識管理體系)及PMP證照課程精神。英國方面則有APM: Associatoin for Project Management的體系與認證)及隨之發展出的Agile Project Management；兩者可算是互補關係，也能獨立使用。網路上有這樣的舉例: 專案管理如同設定一個箭靶，專案團隊則各自往靶心射箭；Agile Project Management則如同逆風操帆(剛好筆者學過帆船操控，航海術語是 coming about)，需時時靠團隊同時偏轉船舵與帆面方向，以維持朝向逆風目標前進。

個人建議，先從小的範例開始參考，等到掌握一定熟捻度後，再回頭參閱這些嚴謹的體系書籍，甚至考取證照。專案管理涵蓋的面向，除了對於專案的"目的"及"內容需求"，更要顧及到對於實際各項任務(Task)執行者的影響性，個人多次見到很尷尬的狀況，雖然已取得相關證照，卻是連表達專案管理任務的重點都不知所措。為了讓使用者或者專案管理的新手能儘快上手，許多軟體公司會提供樣板(template)讓使用者套用，甚至因此有許多顧問公司也應運而生，協助企業快速組織專案團隊，並解利用如同MS Prjoect 相關軟體(桌機板 Prjoect Professional; 雲端版 Project Online及 Project for Web Application[PWA]; 最近也發佈了 MS Dynamics Project Operation 等等)

1. 初次上線: 下載單機版所使用的 MS Project Professional

拿到微軟公司的網路授權版，進入到雲端介面，事實上，這個雲端的平台是包含了 PWA (Project for Web App) 及Project Online 兩個入口的頁面，也就是最上方綠色底的方塊"新增空白專案"，以及最底下的"移至Project Online":

這個頁面的建立，其實是因為取得授權使用後，微軟會宣告建立了含有使用者名稱的URL，而且正是在SharePoint的平台上，是一種網站的形式!

要下載MS Project Professional，則要先點擊"移至 Project Online"，然後進到如下的畫面:

請點擊"向下的箭頭"的綠色方塊，然後出現如下的指示:

下載完成後，請開啟執行擋OfficeSetup.exe

2. 檢查一下，已經有Project 的icon:

點擊進入後的畫面，設定檔選擇"電腦"，即能開始在單機版上使用

此處，先大致說明一下桌機版的微軟公司 MS Project Professional，其表面看起來是軟體，其實專案管理的內涵才是真正的核心軟體，此處暫略不表，建議先自行了解其操作環境及內涵。而透過雲端技術不斷開創新的應用，開始有了MS Project Server,、MS Project Online，特別是微軟正在串聯資料庫與新開發的外掛App，專案管理的範圍，也從單一專案，銜接相關專案的架構，將其配置的資源(Resource)，得以設定優化，以求最大效益。中文網頁可搜尋的資料有限，往往從英文網頁中有較多可參考資料，卻因為包含了許多歷年來改版的資料，以及顧問公司客製化界面及另行設定資料欄，讓人眼花撩亂，一時之間不知如何入手，

所以才在國外微軟MVP建議下，在此分享。

目前職場中的公司經營型態以大約1~5年期程的專案組合而成，正好符合"專案管理"方式，並得以進一步以PMO來推展為 PPM (Project Portfolio Management)型態，對於"執行中"以及"未來資源需求"進行模擬，發展及導入時間超過半年以上。希望這些歷程，對於讀者有所幫助。

下一篇文章，就開始進入正題。